報關員必備技能：從新手到高手的通關秘籍

隨著國際貿易和電子商務的蓬勃發(fā)展，物流管理和國際貿易專業(yè)開始備受學生青睞。越來越多的學生看到這一領域的廣闊前景，立志成為一名專業(yè)的報關員。然而，許多學生卻沒能樹立正確的職業(yè)規(guī)劃，只是一股腦的追求高績點和外語水平，忽視了物流企業(yè)對于實操技能和人際能力的期望。

盡管他們獲得了不少專業(yè)證書，積累了豐富的理論知識，卻始終無法將理論有效應用實踐中，無法輸出企業(yè)需要的解決方案。這種理論與實踐之間的脫節(jié)導致他們在求職過程中屢屢受挫。為了幫助這些學生全面理解報關員的核心知識體系，并彌補理論與實踐之間的鴻溝，本文將系統(tǒng)介紹報關員所需的關鍵能力和知識，以期助力他們順利獲得心儀的崗位。

一、報關員的類型和職責

報關作業(yè)流程環(huán)環(huán)相扣，需各級報關員緊密合作。初級報關員主攻業(yè)務操作，負責完成報關手續(xù)；中級報關員則負責培訓新人，傳承經驗與知識；高級報關員擔當戰(zhàn)略規(guī)劃角色，引領團隊發(fā)展。三者分工明確，共同夯實報關團隊的工作基礎。

1.初級報關員：團隊中的執(zhí)行者

初級報關員是報關團隊中的業(yè)務執(zhí)行者，主要負責報關文件的準備和審核工作。他們需要根據(jù)國際貿易規(guī)定和海關要求，精確地準備報關單、發(fā)票、裝箱單等必要文件，并確保商品數(shù)量、價值、原產地等信息的準確無誤。同時，他們還需對各類商品有深入了解，準確核對商品歸類和稅率，這對報關流程至關重要，直接影響稅率確定和海關統(tǒng)計。為了勝任這項工作，初級報關員不僅要有扎實的專業(yè)知識，還需具備豐富的實踐經驗和敏銳的洞察力，以應對各種復雜情況。

除了文件準備與核對工作，初級報關員還承擔著海關與企業(yè)之間的重要溝通者角色。一方面，他們是信息接受者者和使用者，負責準確理解和傳達海關政策，并將其簡化為企業(yè)易于理解的操作建議。另一方面，他們是信息的發(fā)送者，需清晰地向海關反映企業(yè)的需求和狀況。通過溝通來幫助海關和企業(yè)找到可行的解決方案，確保雙方達成共識，從而保障報關流程的順暢進行。在整個溝通過程中，他們的專業(yè)素養(yǎng)和應變能力對于信息的準確傳遞和問題的及時解決至關重要。

2.中級報關員：團隊中的專家顧問

中級報關員是報關團隊中的智囊團和問題解決專家。他們的存在，不僅提升了團隊的整體實力，還為企業(yè)在國際貿易中遇到的各種挑戰(zhàn)提供了有力的智力支持。

通過詳細剖析具體案例，他們使得復雜的報關流程變得清晰易懂，幫助團隊成員更好地掌握業(yè)務精髓。為了增強團隊的實戰(zhàn)能力，中級報關員還會還巧妙運用模擬報關和角色扮演等情景式培訓手段，讓初級報關員在輕松愉快的氛圍中學習，并立即將所學應用于實踐。這些融合學習與娛樂的方式不僅鞏固了團隊的業(yè)務基礎，還潛移默化地加強了團隊成員之間的協(xié)作和默契，使團隊在應對報關挑戰(zhàn)時更加游刃有余。

3.高級報關員：團隊中的戰(zhàn)略家

晉升為高級報關員之后，他們的職責就不再只是簡單的業(yè)務操作了。作為團隊中的戰(zhàn)略規(guī)劃核心，他們要從更宏觀、更長遠的視角來制定公司的進出口策略。

他們需對全球貿易環(huán)境有敏銳的洞察力，要深入了解并準確把握國際貿易動態(tài)、經濟走勢、政策法規(guī)及貨幣匯率等多方面信息。不僅要熟知各國貿易政策、關稅結構及國際貿易法規(guī)，還要具備前瞻性思維，能預測和解讀相關政策法規(guī)的未來變化。

在制定企業(yè)戰(zhàn)略時，他們要結合公司的實際需求和長遠目標，設計出合規(guī)且能最大化公司利益的進出口方案。除了努力減輕關稅，他們還要積極探尋自由貿易協(xié)定和稅收優(yōu)惠政策的利用方式，助力企業(yè)開拓市場，增強競爭力。他們的戰(zhàn)略規(guī)劃對企業(yè)的成本控制、市場拓展和品牌建設有直接影響，是企業(yè)穩(wěn)健推進全球化的重要支撐。

二、報關員在不同發(fā)展階段的技能和能力需求

1.基礎操作與業(yè)務流程掌握（入行0-2年）

這一階段要求報關員對報關的整個流程——從申報到查驗再到放行——有深入且透徹的理解。重點在于熟練準備各種核心單證，如報關單、裝箱單和商業(yè)發(fā)票。

此外，關稅計算是入門期報關員必須深入學習的另一項重要技能。關稅計算不僅僅是簡單的算術問題，它涉及到稅率差異、各種優(yōu)惠政策和原產地規(guī)則等復雜因素。為了精確估算進出口成本，報關員需要全面理解和掌握這些因素。

同時，商品歸類也是一個不可或缺的技能。熟練運用HS編碼進行商品歸類不僅關乎關稅的準確繳納，更直接影響報關的合規(guī)性。正確的商品歸類能夠避免稅務風險，確保報關流程的順暢進行。

通過持續(xù)的學習和實踐，入門期報關員應能獨立處理一般貿易進出口報關等業(yè)務，并學會識別和防范報關風險。

2.專業(yè)技能提升與問題解決（入行3-6年）

進入專業(yè)成長期，報關員需進一步提升專業(yè)技能，以應對更復雜的報關業(yè)務。在處理如加工貿易和退運貨物報關等高級業(yè)務時，報關員必須深入了解其特點和規(guī)定。要能夠迅速判斷退運原因，熟悉退運流程，并確保所有手續(xù)齊全、合規(guī)。

面對疑難問題，報關員需要展現(xiàn)出更強的獨立分析和解決問題的能力。他們應能夠積極主動地搜尋相關法律法規(guī)、案例資料，或者向行業(yè)專家咨詢，以找到最佳的解決辦法。

隨著報關業(yè)務日益復雜，與客戶、供應商、海關等各方的溝通顯得愈發(fā)重要。報關員需準確、及時地傳達信息，確保信息在各方之間保持對稱。他們要以專業(yè)的態(tài)度和服務精神，深入了解并滿足各方的需求，從而確保報關流程能夠順暢進行。

為達到這些要求，報關員必須持續(xù)自我學習和提升。通過參加專業(yè)培訓、閱讀行業(yè)資訊、參與行業(yè)交流等方式，不斷拓寬知識視野和實踐經驗。

3.團隊領導與戰(zhàn)略規(guī)劃能力（入行7-15年）

進入領導與戰(zhàn)略發(fā)展期，報關員的角色發(fā)生重大轉變，從一線操作專家逐漸成長為幕后指揮者。他們需具備出色的組織協(xié)調和團隊領導能力，能夠構建出高效的團隊協(xié)作模式。通過個性化的職業(yè)規(guī)劃、團隊建設和激勵措施，充分激發(fā)團隊潛能，從而保障報關業(yè)務能高效、高質量運行。

作為公司決策層的核心成員，他們的角色遠不止于參與戰(zhàn)略討論。他們需要深入挖掘自身豐富的專業(yè)知識和多年累積的實戰(zhàn)經驗，為公司的核心戰(zhàn)略提供具有深度的見解和獨到的建議。這不僅要求他們對公司內部運營有深入了解，還需要對外部環(huán)境、尤其是市場動態(tài)有精準的把握。他們必須具備超凡的市場洞察力，能夠預見并解讀全球經濟的微妙變化，以及這些變化對公司業(yè)務的潛在影響。

4.資深指導與行業(yè)前瞻（入行16年以上）

在這一階段，資深報關員主要承擔起指導和顧問的角色，助力新人成長。他們不僅向新人傳授寶貴經驗，還耐心解答疑惑，幫助新人明確職業(yè)方向，快速融入行業(yè)。除了具體的業(yè)務技巧，他們還教會新人如何應對工作中的壓力和挑戰(zhàn)。有了資深報關員的精心指導，新人們能更快地適應行業(yè)，并充分發(fā)揮自己的潛力。

同時，資深報關員通常擁有出色的行業(yè)洞察力，他們時刻關注并深刻理解國內外政策變化、市場動態(tài)以及新技術的發(fā)展趨勢。這種前瞻視野和對行業(yè)的深入理解，讓他們在業(yè)內享有崇高聲望，并常被邀請參與或主導行業(yè)標準的制定工作。他們憑借豐富的專業(yè)知識和實踐經驗，積極推動報關行業(yè)向更規(guī)范、高效的方向發(fā)展，為行業(yè)的持續(xù)進步作出了重要貢獻。

三、報關員的處世之道

1.重要且緊急任務下的資源與時間沖突解決及高效溝通策略

在處理緊急任務時，首先要迅速把握任務的關鍵部分。可以使用ABC分析法，對任務進行優(yōu)先級排序，從而確保首先處理的是最重要的流程。之后，報關員應主動與團隊成員分享這一分析結果，以確保整個團隊能夠朝著共同的目標努力。

其次，及時向領導匯報任務進展也至關重要。報關員應選定合適的時機，向領導詳細展示任務進度（物流公司一般選擇月度匯報或里程碑匯報）。匯報時需詳細說明已完成的報關數(shù)量，闡述遇到的問題及解決措施，并闡明未來的工作計劃。這樣具體直觀的匯報方式，有助于領導清晰地了解任務進度，以便為報關員提供必要的支持和指導。

此外，報關員還應積極參與團隊會議，與領導和同事共同討論備選報關方案，以應對潛在的挑戰(zhàn)。在會議中，可以進一步確定和完善緊急標識體系。例如，使用紅色標簽進行預警，并通過細分不同深淺的紅色或添加符號來明確任務的緊急程度和優(yōu)先級。同時，為確保團隊每個成員都能準確理解和響應這些標識，需要制定一份詳盡的標識使用指南，來消除任何可能的誤解和混淆。

通過實施這些措施，報關員不僅能有效管理資源和時間的壓力，還能加強與領導和團隊之間的溝通與協(xié)作。這將有助于確保報關作業(yè)的高效完成，提升客戶滿意度，并進一步增強企業(yè)的市場競爭力。

2.處理重要非緊急報關任務時的協(xié)商技巧與沖突管理

在處理重要但非緊急的報關任務時，報關員享有更為充裕的時間和空間來進行協(xié)商與沖突管理。他們可以充分利用這一機會，與客戶、供應商以及其他利益相關者展開深入的對話和交流。這一過程中，報關員成為了連接客戶、供應商以及其他利益相關者的橋梁，他們的每一個決策和行動都直接關系到整個報關流程的順暢與否。

在執(zhí)行此類任務期間，報關員需要仔細聆聽并理解不同利益相關者的需求和期望。他們要通過深入交流，洞察各方話語背后的真實想法。需要清晰地識別出各方之間的意見差異和共識，以便提前預防并化解可能出現(xiàn)的糾紛。為了確保任務順利進行，報關員應積極組織共識性討論，不僅僅是傳遞信息，更要主動引導各方共同探索最佳解決方案。在此過程中，報關員需靈活運用協(xié)商技巧，以平衡各方利益，確保最終方案能最大程度地滿足各方的核心需求。

3.緊急非重要報關任務中的沖突識別與溝通策略

在緊急但不那么重要的報關任務中，報關員必須迅速且準確地傳遞信息，時間非常緊迫。為了高效完成任務，報關員需要明確工作重點，先處理并傳遞最關鍵的信息。同時，對于一些不那么重要的細節(jié)，可以稍后處理，以確保主要工作不受干擾。

為了更好地協(xié)調工作，報關員還應與公司內外相關部門保持緊密溝通，這樣在需要時能夠快速獲得信息和支持。他們可以預先制定一個緊急應對方案，明確在緊急時如何迅速確定并傳遞重要信息。同時，通過定期與內外部相關部門進行交流和模擬演練，報關員可以更加熟練地處理突發(fā)狀況，確保在實際操作中更加自如應對。

在處理緊急任務時，報關員要保持冷靜和專業(yè)。他們需要深入剖析問題，全面考慮各種解決方法，從而快速識別出關鍵信息并選擇最有效的策略。

4.日常報關任務中的沖突預防與例行溝通技巧

在日常報關任務中，報關員除了確保任務順利完成外，還應特別關注沖突的預防，并不斷錘煉例行溝通技巧。為了有效預防沖突，關鍵在于確立明晰的工作流程和規(guī)范。報關員應明確各方職責，并設定合理的工作期望，以確保流程順暢無阻。這樣可以大幅減少因職責模糊或期望落差而引發(fā)的沖突。

此外，報關員還應致力于營造一個開放、透明的溝通環(huán)境，讓各方都能坦誠地表達自己的意見和需求，進一步減少誤解和隔閡。報關員應以專業(yè)、禮貌的態(tài)度與人交往，傳遞尊重和友善，以此建立良好的合作關系。在溝通時，信息的傳遞必須準確無誤、清晰明了，避免出現(xiàn)模棱兩可或易產生歧義的表述。而且，報關員要學會傾聽并真正理解對方的需求，通過展現(xiàn)同理心來加深彼此的理解，從而更精確地滿足客戶的期望，進一步鞏固合作關系。

作者|薛佶聰

來源|物流沙龍

作者：薛佶聰，工商管理碩士，中級統(tǒng)計師，在半導體行業(yè)和物流行業(yè)深耕多年

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